Voorwoord
Dit is het laatste voorwoord van mijn hand als voorzitter van de raad van commissarissen (RvC). Op 1 juli 2022 eindigt mijn tweede benoemingstermijn. Teruglezend in de jaarverslagen zie ik duidelijk een ander Patrimonium dan zeven jaren geleden. Patrimonium is van een eigenzinnige en behoudende corporatie veranderd in een corporatie die een actieve bijdrage levert aan meer beschikbare woningen in de stad Groningen. Qua organisatie is ook een duidelijke ontwikkeling te zien. Van een vooral operationele en intern gerichte organisatie naar een strategisch/tactische en meer netwerkende organisatie, die zich continu wil verbeteren. De RvC juicht deze ontwikkeling toe, aangezien dit ertoe bijdraagt dat Patrimonium steeds beter in staat is om een bijdrage te leveren aan de grote opgaven die op woningcorporaties afkomen. De RvC ziet met belangstelling uit naar de uitkomst van de visitatie die in het voorjaar 2022 wordt uitgevoerd.
Ook binnen de RvC hebben zich in de afgelopen jaren veranderingen voorgedaan en met name ook in 2021. Zo is het aantal commissarissen verder afgebouwd naar vijf leden. Daarbij heeft zeker meegespeeld dat Patrimonium in een andere fase is beland. Daar past ook een andere invulling bij van de toezichtrol van de raad. Ook de raad werkt continu aan het verbeteren zijn eigen professionaliteit. Binnen de raad wordt daarbij het belang gezien van regelmatig reflecteren op de eigen werkzaamheden, zowel door geplande zelfevaluaties als tijdens reguliere vergaderingen. Permanente educatie helpt de raad om bij te blijven in de snel veranderende maatschappij. Dit om de rollen van de raad (toezichthouder, adviseur en werkgever van de bestuurder) zo goed mogelijk te vervullen.
In het jaar 2021 hadden we nog steeds te maken met de gevolgen van het Covid-19 virus. Grote waardering heeft de raad voor de wijze waarop de bestuurder en medewerkers van Patrimonium hun uiterste best hebben gedaan om te zorgen dat werkzaamheden - zo goed als mogelijk – uitgevoerd konden worden. De coronamaatregelen hebben er wel toe geleid dat veel vergaderingen van de RvC met de bestuurder langs digitale weg hebben plaatsgevonden. Hoewel het op deze manier mogelijk was om te vergaderen, is de meerwaarde van elkaar fysiek zien daarbij wel gemist. Dat geldt ook voor contacten met MT, OR, huurdervertegenwoordiging en andere stakeholders. Gelukkig zien we in het voorjaar van 2022 dat de mogelijkheid van fysiek ontmoeten weer aanwezig is.
Het hoogtepunt van de Covid-19 crisis lijken we nu achter de rug te hebben. Helaas hebben we ook nog steeds te maken met andere crises. De woningnood blijft onverminderd groot en in de stad Groningen wordt dat gevoeld met grote knelpunten voor de beschikbaarheid van woningen. De klimaatcrisis en de energiecrisis hebben grote gevolgen hebben voor de betaalbaarheid voor huurders en vragen grote investeringen aan woningcorporatie op het gebied van duurzaamheid en energietransitie. Opgaven en beschikbare middelen zijn niet in balans, zeker niet op de lange termijn. En tijdens het schrijven van dit voorwoord zijn er binnen Europa grote spanningen vanwege de brute inval van Rusland in Oekraïne, waarvan de consequenties qua veiligheid en economische effecten voor onze huurders nog erg onzeker zijn.
In deze onzekere tijd is vertrouwen nodig om stappen te blijven zetten en wijsheid om daarin de juiste keuzes te maken. Ik wens Patrimonium en al haar huurders daarbij Gods zegen toe. Hoop doet leven en vertrouwen geeft kracht!
Namens de Raad van Commissarissen,
mr.drs. F.C.A. van der Meulen, voorzitter
1. Governance
a. Onze visie op toezicht en toetsing
Toezichtvisie, toezichtkader en toetsingskader
De raad van commissarissen legt via dit jaarverslag publiekelijk verantwoording af over de wijze waarop hij invulling heeft gegeven aan de uitvoering van zijn taken en bevoegdheden in het afgelopen jaar. De taken van de raad zijn vastgelegd in artikel 20 van de statuten. De statuten alsmede het Reglement voor de raad van commissarissen zijn te vinden op www.patrimonium-groningen.nl.
Raad en bestuur hebben een gezamenlijke toezichtvisie. In deze visie geeft de raad zijn visie op ‘waarom, waartoe en hoe zij toezicht houdt’. Deze toezichtvisie is in het voorjaar van 2022 geactualiseerd. We vinden het belangrijk dat de toezichtvisie niet alleen een verplichting is maar een document is waarin Patrimonium herkenbaar is.
Het toezicht- en toetsingskader is het totaal van regels, afspraken en beleid bij Patrimonium waaraan de maatschappelijke en financiële prestaties kunnen worden getoetst. In het toezichtkader heeft de raad uitgewerkt hoe hij deze visie in de praktijk wil brengen. Daarbij heeft de raad te maken met externe en interne regelgeving. Het toetsingskader voor Patrimonium wordt gevormd door kaders die betrekking hebben op enerzijds de besturing en anderzijds de beheersing van de organisatie. Het toetsingskader wordt jaarlijks geactualiseerd. Toezichtvisie, toezichtkader en toetsingskader zijn ook vindbaar op de website van Patrimonium.
b. Governancecode
De raad van commissarissen van Patrimonium onderschrijft de Governancecode van harte. Voor een aantal bepalingen geldt dat corporaties daarvan gemotiveerd kunnen afwijken als dit volgens de betreffende corporaties tot een beter resultaat leidt. In 2021 is getoetst of Patrimonium aan alle onderdelen van de vernieuwde Governancecode 2020 voldoet. Er ontbrak nog een aantal interne regelingen, namelijk een gezamenlijke visie op opdrachtgeverschap, een beleggingsstatuut en een verbindingenstatuut. Deze zijn in 2021 alsnog vastgesteld en goedgekeurd.
c. Extern toezicht
De raad is de interne toezichthouder, maar Patrimonium heeft ook te maken met externe toezichthouders. Via de kwartaalrapportages heeft de raad in 2021 toegezien op de opvolging van opmerkingen die door externe toezichthouders zijn gemaakt.
De Autoriteit Woningcorporaties (Aw) heeft in 2021 de governance inspectie uitgevoerd. Daarvoor heeft de Aw in september gesproken met zowel een afvaardiging van de RvC, de bestuurder als de controller. In november is het rapport van de Aw ontvangen. De Aw is overtuigd van de juiste koers en inzet van Patrimonium. Ten aanzien van interne beheersing en risicomanagement zijn nog wel duidelijk stappen te zetten. Dit wordt door de RvC en de bestuurder onderschreven. In de tweede helft van 2022 zal de Aw een toezichtgesprek met bestuurder en controller voeren over de voortgang ten aanzien van interne beheersing en risicomanagement.
Het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) heeft in februari 2022 de risicobeoordeling 2021 afgerond en op basis daarvan Patrimonium ingedeeld in een laag tot gemiddeld risicoprofiel.
d. Integriteit
De raad van commissarissen en de bestuurder hebben gedeelde normen en waarden als het gaat om integriteit. Integriteit wordt periodiek besproken in het overleg tussen presidium en bestuurder. De raad heeft er kennis van genomen dat de bestuurder in 2021 een aangescherpt integriteitsbeleid en klokkenluidersregeling heeft vastgesteld. Van de klokkenluidersregeling is in 2021 geen gebruik gemaakt. In paragraaf 5b wordt nader ingegaan op het borgen van integriteit binnen de raad.
e. Commissies
De raad van commissarissen heeft een auditcommissie en een selectie- en remuneratiecommissie. De commissies stellen jaarlijks – ten behoeve van de raad – een verslag op met daarin het aantal gehouden vergaderingen, de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen en haar beraadslagingen en bevindingen in het betrokken boekjaar. De personele samenstelling van de commissies alsmede de belangrijkste punten uit de verslagen zijn elders weergegeven. In hoofdstuk 2 voor wat betreft de auditcommissie en in hoofdstuk 3 en in hoofdstuk 5 voor wat betreft de selectie- en remuneratiecommissie. Voor beide commissies is een reglement vastgesteld. Beide reglementen zijn ook te vinden op de website.
2. Verslag voortvloeiend uit toezichthoudende rol
a. Toezicht op strategie
Meerjarenbeleidsplan
De speerpunten uit het strategische beleidsplan 2020-2023 zijn door de raad gemonitord. Ook in het jaar 2021 heeft een strategische bijeenkomst plaatsgevonden waarin met de bestuurder en samen met zijn managementteam van gedachten is gewisseld over strategische keuzes voor de middellange en lange termijn. Dit ook al opmaat voor de begroting 2022 en de meerjarenbegroting. Met name is gesproken over: de woningmarkt in Groningen, de dilemma’s tussen de opgaven in het kader van beschikbaarheid van woningen en de verduurzaming enerzijds en de beschikbare middelen anderzijds. Daarnaast is gesproken over de rol van Patrimonium ten aanzien van middenhuur. Ook tijdens reguliere vergaderingen van de raad komen strategische onderwerpen aan de orde. De bestuurder neemt op die manier de raad tijdig mee in ontwikkelingen. Bij themabesprekingen in de reguliere vergaderingen is meestal ook een MT-lid op uitnodiging aanwezig om een presentatie te geven. In 2021 is op die manier o.a. gesproken over: digitalisering & dienstverlening, visie op opdrachtgeverschap en de klantvisie.
b. Toezicht op financieel en operationele prestaties
Auditcommissie
In 2021 bestond de auditcommissie uit mevrouw Waanders (voorzitter), de heer Veuger (secretaris) en de heer Pruim tot 1 juli 2021. In 2021 heeft de auditcommissie zeven keer vergaderd ter voorbereiding op een vergadering van de raad van commissarissen.
Begin 2021 heeft een nieuwe aanbesteding voor de accountantsdiensten plaatsgevonden. In het programma van eisen is specifiek aandacht gevraagd voor de kosten en de planning. Drie kantoren zijn gevraagd offerte uit te brengen, naast de offerte hebben de drie kantoren een presentatie verzorgd als toelichting op de offerte. Vanaf 2020 gelden uitgebreidere vereisten voor de schriftelijke communicatie van de accountant. Dat houdt onder andere in dat er naast de kwantitatieve overwegingen met betrekking tot de materialiteit ook de kwalitatieve overwegingen worden gecommuniceerd. Daarnaast wordt het auditplan van de accountant goedgekeurd door de RvC en de auditcommissie geeft hierbij een advies af. Dit heeft te maken met de OOB-status van woningcorporaties die vanaf 1 januari 2020 geldt. In het proces van aanbesteding heeft de auditcommissie samen met de organisatie een aanbestedingsdocument opgesteld. Op basis van dit document zijn de offertes beoordeeld en heeft 8 april 2021 de definitieve gunning aan Deloitte plaatsgevonden door de RvC.
Het WSW heeft in de eerste helft van 2021 het Strategisch programma afgerond. Dit programma leidt tot wijzigingen in de afspraken tussen WSW en zijn deelnemers zoals deze waren vastgelegd in het Reglement van Deelneming. Daarvoor was het nodig dat Patrimonium een herijking deed van de volmacht. Het WSW eist dat de minimumgrens voor de volmacht ligt op 200% van de geborgde leningenportefeuille. De volmacht is daarom gezet op € 740 miljoen en de RvC heeft hier zijn goedkeuring aan verleend. Daarnaast is goedkeuring verleend aan het aantrekken van een obligolening van 2,6% van de omvang van de geborgde lening. De obligolening dient als versterking van het borgingsstelsel. Dit om het stelsel voldoende robuust te maken en daarmee te waarborgen dat wanneer het nodig is deze bijdrage van deelnemers ook daadwerkelijk beschikbaar is.
De raad van commissarissen wordt tijdens zijn vergaderingen door het bestuur geïnformeerd over (plannen op het gebied van) nieuwbouw, renovatie, sloop, aan- en verkoop van woningen en eventueel ander vastgoed teneinde de gewenste opbouw van de vastgoedportefeuille te bereiken. Het aangaan van financiële verplichtingen hoger dan € 1.000.000,- behoeft de goedkeuring van de raad. Voorstellen worden eerst in de auditcommissie besproken.
De raad heeft in 2021 goedkeuring verleend aan de begroting 2022 en de jaarrekening 2020 vastgesteld. Dit laatste na ontvangst van de goedkeurende verklaring van de accountant. Alvorens deze stukken in de raad zijn geagendeerd, heeft de auditcommissie gesproken met de accountant, de bestuurder, controller en de manager financiën en bedrijfsvoering. Daarnaast zijn de gebruikelijke verantwoordingen zoals de kwartaalrapportages 2021, de kaderbrief 2022 en de begroting 2022 behandeld.
De controller is aanwezig bij de vergaderingen van de auditcommissie en is ook regelmatig bij de RvC vergaderingen met de bestuurder. Tevens vindt een jaarlijks gesprek plaats tussen voorzitter van de auditcommissie en de controller. De controller ziet toe op het verder ontwikkelen en professionaliseren van de organisatie (AO/IB), controleert de naleving op de processen en houdt interne audits.
Het risicomanagement is verder geïmplementeerd binnen de organisatie.De auditcommissie heeft verder in 2021 ter voorbereiding van besluitvorming in de RvC een adviesuitgebracht over:
- auditplan 2021;
- actualiteit aansprakelijkheidsverzekering 2021;
- raamovereenkomst WarmteStad;
- plan van aanpak met betrekking tot de herstructurering van de leningen in verband met de huidige rentestand;
- investeringsbesluit woningverbetering 36 appartementen Selwerd 2021;
- aanpassing procuratieregeling.
De raad van commissarissen heeft vastgesteld dat het vermogen van de corporatie doelmatig wordt geïnvesteerd en dat er geen maatschappelijk vermogen wegvloeit. Op basis van eigen waarneming en de informatie van de accountant alsook het WSW oordeelt de raad dat onder de huidige situatie en met de huidige kennis de financiële continuïteit naar de toekomst toe voldoende is gewaarborgd. Daarbij geldt nog steeds dat de investeringsruimte is verminderd door de verhuurdersheffing, de heffing saneringssteun en de vennootschapsbelasting.
De auditcommissie spreekt jaarlijks met de bestuurder over de opzet en werking van het interne beheersingssysteem, beleidsmatige aspecten rond de administratieve organisatie en informatietechnologie en de door de accountant opgestelde managementletter. De commissie informeert jaarlijks bij de bestuurder en de externe accountant naar belangrijke risico’s en uitstaande posities, alsmede naar de plannen om dergelijke risico’s te beheersen. In 2021 is door de bestuurder samen met het managementteam het opstellen van prestatie-indicatoren verder geprofessionaliseerd, evenals de risicomanagementindicatoren en soft control indicatoren en verantwoording hierover in de managementrapportages, doorontwikkeling van de integrale kwartaalrapportage, aanpassing van procedures, deelname aan de Aedes benchmark, opzetten van AO/IC. Dit alles heeft meegewerkt aan een betere beheersing van de processen. De raad vindt dit een positieve ontwikkeling en zal de verdere voortgang hierin blijven monitoren.
Patrimonium kende ook in 2021 geen dochtermaatschappijen.
c. Toezicht op volkshuisvesting en maatschappelijke prestaties
De raad is nauw betrokken bij het volkshuisvestelijk beleid van Patrimonium en beoordeelt haar maatschappelijke prestaties. De raad toetst daarbij aan het toezicht- en toetsingskader. Het verhuren aan de primaire doelgroep staat voorop. In 2021 is uitvoerig met de bestuurder gesproken over de bijdrage die Patrimonium kan leveren aan de beschikbaarheid en betaalbaarheid van woningen. Dit heeft o.a. geleid tot uitgangspunten op het gebied van middenhuur en flexwonen. De raad ziet via de kwartaalrapportages erop toe dat ook aan wettelijke vereisten wordt voldaan, zoals het percentage woningen dat primair voor de doelgroep beschikbaar is.
De raad laat zich periodiek informeren over het overleg tussen de gemeente en de besturen van de Groninger woningcorporaties en ontvangt de notulen van deze overleggen. De raad heeft er tevens kennis van genomen dat de HPPG bij de prestatieafspraken betrokken is geweest. Het door Patrimonium uitgebrachte bod alsmede de gemaakte prestatieafspraken 2022 zijn door de raad van commissarissen goedgekeurd.
Klachtbehandeling
De raad heeft kennisgenomen van de nieuwe aanpak voor de interne klachtbehandeling en het instellen van een klachtenregisseur. Patrimonium neemt hierbij als uitgangspunt dat klachten tijdig worden opgepakt, de klager zich gehoord weet en de organisatie wil leren hoe het beter kan om zodoende samen te zoeken naar een geschikte oplossing. Een goede ontwikkeling. Een betere interne klachtbehandeling kan ertoe leiden dat klagers geen extra stap hoeven te zetten richting externe klachtinstanties, zoals de Klachtcommissie Gezamenlijke Corporaties Groningen en de Huurcommissie.
Toezicht op stakeholdersdialoog
De raad is geïnformeerd over het nieuwe belanghoudersbeleid dat in oktober 2021 door de bestuurder is vastgesteld. De raad en de bestuurder spreken minimaal eenmaal per jaar over de omgang met en de participatie en invloed van belanghouders. Onze huurders zijn de belangrijkste belanghouders. Volgens de Wet op het overleg huurders verhuurders heeft het bestuur geregeld overleg met de huurdersorganisatie en bewonerscommissies. De raad is door de bestuurder actief meegenomen in de ontwikkelingen op het gebied van huurdersparticipatie. Dat gebeurt onder andere door het delen van de verslagen van de overleggen tussen bestuurder en HPPG. De raad heeft kennis kunnen nemen van het jaarplan en het jaarverslag van de Stichting Huurdersplatform Patrimonium Groningen (HPPG).
Visitatie
In de eerste vergadering van 2021 is de raad door de bestuurder geïnformeerd over de opvolging van de aanbevelingen uit het visitatierapport 2014-2017. Eind 2021 heeft de raad in gezamenlijkheid met de bestuurder besloten om de visitatie 2018-2021 voor 1 juli 2022 uit te laten voeren, zodat de raad in huidige samenstelling nog betrokken is. Op basis van een aantal opgevraagd offertes is Cognitum geselecteerd om de visitatie uit te voeren.
3. Verslag vanuit de werkgeversrol
a. Selectie- en remuneratiecommissie
In 2021 bestond de selectie- en remuneratiecommissie uit mevrouw Hak (voorzitter) en mevrouw Van den Hoogen. Er is in 2021 zes keer vergaderd door de remuneratiecommissie.
b. Besluiten en activiteiten 2021
De selectie- en remuneratiecommissie heeft zich in 2021 beziggehouden met de volgende punten:
- beoordeling en voortgang bestuurder;
- de bezoldiging van de bestuurder en de toets aan de richtlijnen van de Wet Normering Topinkomens (WNT);
- bezoldiging van de leden van de raad van commissarissen;
- het opleidingsbeleid van de raad van commissarissen;
- organiseren externe zelfevaluatie in november door Frank Peeters met een calamiteitentraining.
- Voorbereiding start werving en selectie nieuwe RvC leden
c. Introductie en start nieuwe bestuurder
Op 9 juni 2021 heeft de selectie- en remuneratiecommissie samen met de voorzitter van de RvC een voortgangsgesprek gevoerd met de bestuurder. Met als doel terugkijken naar de eerste maanden van 2021 en de landing in de organisatie. Tevens is er gesproken over de permanente educatie en beoordelingssystematiek voor de komende periode.
Op 17 januari 2022 is er een beoordelingsgesprek geweest in dezelfde samenstelling als het voortgangsgesprek. Tijdens dit gesprek is teruggekeken in de vorm van een door de bestuurder opgestelde zelfreflectie en de bestuursagenda 2021. Er is vooruitgekeken naar de nieuwe bestuursagenda 2022 en de ontwikkelpunten en opleidingen/trainingen. Tevens is de nieuwe beoordelingssystematiek besproken met aanvullingen vanuit de bestuurder en zijn afspraken gemaakt voor 2022.
d. Bezoldiging, nevenfuncties en permanente educatie bestuurder
In 2021 is het beloningsbeleid voor de bestuurder vastgesteld. Daarin is bepaald dat de beloning van de bestuurder maximaal kan doorgroeien tot 90% van de maximale beloning in klasse F. Naast de indexering per 1 januari 2021 ontvangt de bestuurder een loonsverhoging van 4% vanaf 1 juni 2021.
De WNT is van toepassing op de bestuurder. Jaarlijks wordt de bezoldigingsklasse-indeling en de bijbehorende maximale beloning vastgesteld. De Staatscourant publiceert jaarlijks de maximale bezoldiging voor een kalenderjaar. De bezoldiging van de bestuurder is getoetst aan de richtlijnen van de Wet Normering Topinkomens.
De nevenfuncties van de bestuurder, de heer Krajenbrink in 2021 zijn: bestuurslid MOW (museum Bellingwolde) en (interim) voorzitter VV Godlinze (tot 3 april 2021).
De bestuurder heeft in 2021 in het kader van permanente educatie 55,5 punten behaald.
4. Verslag vanuit de klankbordfunctie
Het presidium, bestaande uit de voorzitter en de vicevoorzitter van de raad van commissarissen, vergaderde in 2020 zesmaal met de bestuurder. Tijdens deze zogenoemde voortgangsoverleggen wordt de agenda van de vergaderingen van de raad met de bestuurder voorbereid en is plaats voor informeel overleg waarin gevraagd en ongevraagd advies wordt gegeven aan de bestuurder (klankbordfunctie). Twee keer per jaar staat het onderwerp integriteit geagendeerd. Deze overleggen worden ongeveer 14 dagen voor een reguliere vergadering van de raad gepland. Bij deze overleggen zijn ook de bestuurssecretaris en de controller aanwezig.
5. Samenstelling, bezoldiging en functioneren
a. Samenstelling raad van commissarissen
Profielschets
In de profielschets van de RvC staat welke specifieke deskundigheden aanwezig moeten zijn om het brede spectrum van de woningcorporatie te kunnen overzien. Deze profielschets maakt deel uit van het Reglement RvC en wordt jaarlijks getoetst op actualiteit. Met name is in 2021 gekeken wat de gevolgen zijn van het vertrek van de heer Pruim per 1 juli 2021 en is vooruitgekeken naar de gevolgen van het vertrek van mevrouw Hak en de heer Van der Meulen per 1 juli 2022. Er is belang bij het behoud van het profiel juridisch, governance en integriteit. Een nieuw profiel wordt toegevoegd, namelijk ondernemerschap, digitalisering en innovatie. Deze nieuwe profielen zijn meegenomen in de werving en selectieprocedure.
Rooster van aftreden en herbenoemingen
Het rooster van aftreden van de raad van commissarissen staat op de website van de woningcorporatie vermeld. Het rooster zal in 2022 wijzigen vanwege wisselingen in de raad.
Samenstelling in 2021
De raad van commissarissen van Patrimonium bestond per 1 januari 2021 uit zes leden. Na het vertrek van de heer Pruim, conform het rooster van aftreden, is de raad teruggegaan naar vijf leden. De raad voldoet aan een evenwichtige verdeling (man/vrouw verhouding). Per 1 januari 2021 waren de volgende personen lid van de raad:
Naam (geboortejaar) Woonplaats Competentie |
Datum van aftreden | Herbenoeming mogelijk tot | Functie | Beroepsfunctie |
---|---|---|---|---|
mr.drs. F.C.A. van der Meulen (1970) Assen Juridisch/integriteit |
01-07-2022 | 01-07-2022 | Voorzitter | Hoofd Juridische Zaken van de gemeenten Hoogeveen en De Wolden |
P.Pruim (1972) Zuidhorn Vastgoed/projectontwikkeling en financieel-economisch |
01-07-2021 | 01-07-2021 | Vicevoorzitter (tot 1 juli) | Senior relatiemanager Commercial Cliënts ABN AMRO |
Mevrouw A.W.V. Hak (1968) Groningen Sociaal maatschappelijk |
01-07-2022 | 01-07-2022 | lod (namens de huurders) | senior adviseur BMC |
Mevrouw J.G. Waanders - Kolhoop (1970) Groningen Financieel-economisch |
01-07-2019 | 01-07-2023 | Lid | Controller RENN4 |
dr. ing. J. Veuger MRE FRICS (1966) Sleen Volkshuisvestelijk/vastgoed/ bouwkundig |
01-07-2020 | 01-07-2024 | Lid (vicevoorzitter vanaf 1 juli) | Lector Blockchain Saxion University of Applied Sciences Enschede; Bestuurder CORPORATEM Real Estate Management |
mevrouw drs. R.C.E.J. van den Hoogen – Lensen (1968) Harkema Sociaal maatschappelijk |
01-07-2020 | 01-07-2024 | Lid (namens de huurders) |
Directeur bestuurder Biblionet Groningen |
Er is in 2021 een aanzet gedaan om een trainee toe te laten treden tot de RvC. Vanwege de verwachte wisselingen per 1 juli 2022 is de werving van een trainee uitgesteld.De raad is aangesloten bij de commissarispool van de VTW. Daarmee wordt voorzien in de statutaire bepaling dat sprake is van twee vervangers bij ontstentenis of belet van de gehele raad.
Nevenfuncties leden Raad van Commissarissen in 2021
Lid | Nevenfuncties |
---|---|
mr.drs. F.C.A. van der Meulen | Lid bezwaarschriftencommissie rechtspositionele zaken van Waterschap Noorderzijlvest te Groningen |
dr. ing. J. Veuger MRE FRICS | Voorzitter Raad van Toezicht Zorggroep Tangenborgh & voorzitter Auditcommissie Voorzitter Committee of quality certificates (CKV) bij Kwaliteitscentrum Woningcorporaties Huursector (KWH) Lid RvC Mitros Utrecht en Nieuwegein & voorzitter Auditcommissie Wonen Lid RvC deltaWonen Zwolle & lid Auditcommissie |
drs. R.C.E.J. van den Hoogen – Lensen | Lid DB Stichting SPN Lid van de Raad van Toezicht bij Accare |
b. Bezoldiging RvC
Per 1 januari 2021 is de vergoeding voor leden van de raad vastgesteld op € 13.550 op jaarbasis. De vergoeding voor de voorzitter is vastgesteld op € 18.225 op jaarbasis. De beloning voor de RvC bedraagt 90 procent van de VTW-norm in klasse F. In 2021 heeft de raad de bezoldiging vastgesteld voor 2022. De bezoldiging van de voorzitter in 2022 bedraagt € 1.629 per maand en de bezoldiging voor de andere RvC-leden € 1.086 per maand. Aangezien deze bedragen 10 procent onder de vastgestelde maxima voor een corporaties in klasse F liggen, wordt voldaan aan de Beroepsregel bezoldiging commissarissen. De WNT is van toepassing voor zowel de beloning van de bestuurder als de RvC-leden. Jaarlijks wordt de bezoldigingsklasse-indeling en de bijbehorende maximale beloning vastgesteld. De Staatscourant publiceert jaarlijks de maximale bezoldiging voor een kalenderjaar.
c. Functioneren
Integriteit en onafhankelijkheid
Binnen de raad van commissarissen is alertheid op integriteit en onafhankelijkheid. Deze alertheid geldt zowel richting de bestuurder als richting de leden van de raad zelf. De voorzitter besteedt ook aandacht aan dit onderwerp in de individuele jaargesprekken met de leden. Er is transparantie ten aanzien van nevenwerkzaamheden. Er is een open cultuur waarin dilemma’s worden gedeeld. De raad heeft in 2021 opnieuw een dilemmatraining integriteit onder leiding van een externe begeleiding gevolgd. Daarbij was ook de bestuurder aanwezig.
Informatievoorziening en oriëntatie onder belanghouders
De raad wordt per vergadering mondeling of schriftelijk door de bestuurder geïnformeerd over interne en externe ontwikkelingen. De voorzitter agendeert het onderwerp voor bespreking als vanuit de raad daaraan behoefte is. Bij urgente ontwikkelingen gebruikt de bestuurder WhatsApp om de raad op de hoogte te houden. In 2021 is dat bijvoorbeeld gebeurd bij de ontwikkelingen rondom het kraken van panden van Patrimonium.
De raad heeft tot taak om zich regelmatig te oriënteren over wat er onder de gemeente,huurdersorganisatie en ander belanghouders leeft. In 2021 heeft de raad zijn stakeholdersbeleidgeactualiseerd. Oriënteren onder belanghouders geschiedt op verschillende manieren:
- de huurderscommissarissen hebben tweemaal per jaar contact met de HPPG en de raad heeft eenmaal per jaar een bijeenkomst met de HPPG;
- de raad ontvangt de verslagen van de overlegvergaderingen van HPPG met de organisatie;
- de raad heeft tweemaal per jaar een gesprek met de OR en woont eenmaal per jaar een overlegvergadering van de OR en bestuurder bij;
- de raad ontvangt de verslagen van de overlegvergadering tussen OR en bestuurder;
- de raad ontvangt verslagen van de vergaderingen van het Bestuurlijk Overleg tussen gemeente en corporaties;
- de raad wordt uitgenodigd voor bijzondere gelegenheden waar ook belanghouders aanwezig zijn, zoals start- en opleveringsbijeenkomsten voor projecten en andere bijzondere gelegenheden;
- de raad heeft intervisiebijeenkomsten met andere RvC’s van woningcorporaties.
De jaarlijkse bijeenkomst met de HPPG was aanvankelijk gepland in het najaar van 2021 maar is vanwege de coronamaatregelen uitgesteld tot mei 2022. Vanwege OR verkiezingen heeft het tweede gesprek met de OR niet meer in 2021 plaatsgevonden maar staat het gepland in maart 2022.
Lidmaatschappen
De leden van de raad zijn alle lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). Lidmaatschap draagt bij aan informatievoorziening en informatie-uitwisseling. Lidmaatschap betekent de verplichting om de Governancecode woningcorporaties na te leven.
Zelfevaluatie RvC
De zelfevaluatie 2020 is door omstandigheden uitgesteld tot 16 maart 2021. Deze zelfevaluatie isbegeleid door de remuneratiecommissie aan de hand van een aantal punten uit de zelfevaluatie van2019. De volgende punten zijn aan de orde geweest:
- Evaluatie werving en selectie van de nieuwe bestuurder;
- Invloed Corona op ons toezichthouden;
- Samenstelling RvC bij vertrek van de heer Pruim;
- Samenspel met de (nieuwe) bestuurder;
- Relatie met stakeholders.
De calamiteitentraining op 15 november 2021 was tevens de zelfevaluatie onder begeleiding vanFrank Peters. Een zeer waardevolle training. Hoofdlijnen:
- Functioneren als goed en complementair team: dit is meegenomen bij de bespreking over de werving van nieuwe RvC-leden;
- In een crisis is de voorzitter van de raad de belangrijkste speler naast een goede logger;
- Een calamiteitensimulatie met de bestuurder of als organisatie kan ook waardevol zijn.
Permanente educatie
De remuneratiecommissie heeft het afgelopen jaar vanwege Covid-19 geen nieuw opleidingsplan opgesteld. Het jaarbudget is voor 2021 hetzelfde gebleven. De commissarissen hebben individueel opleidingen gevolgd en daarvoor in ieder geval de benodigde punten gehaald.
Commissaris | PE-punten 2021 |
---|---|
A.W.V. Hak | 10 |
R.C.E.J. van den Hoogen - Lensen | 12 |
F.C.A. van der Meulen | 6 |
J. Veuger | 57,5 |
A.G. Waanders - Kolhoop | 10 |
De raad heeft ook gezamenlijke activiteiten georganiseerd in het kader van educatie:
- Op 6 oktober is er een themabijeenkomst geweest met de RvC en bestuurder van woningcorporatie De Huismeesters uit Groningen over participatie en stakeholdersinvloed in de huursector;
- Op 13 oktober heeft de RvC samen met de bestuurder een integriteitstraining van Atrivé gevolgd;
- Op 15 november is de externe evaluatie aan bod geweest. Via een calamiteitentraining uitgevoerd door Frank Peters van Virtus Communications.
Overleg met de ondernemingsraad (OR)
De raad heeft zich op verschillende momenten georiënteerd op de organisatie en de relatie tussen de OR en de bestuurder. Het presidium van de raad heeft in 2021 eenmaal met de OR gesproken in afwezigheid van de bestuurder. Het tweede gesprek is vanwege OR-verkiezingen uitgesteld tot maart 2022. In december is de heer Veuger namens de raad aangeschoven bij een overlegvergadering van de OR met de bestuurder.
Secretariaat
Een raad van commissarissen kan niet functioneren zonder een goed secretariaat. Ook in 2021 is de raad naar volle tevredenheid ondersteund door de bestuurssecretaris mevrouw Westhuis-Scholtens. Jaarlijks vindt een evaluatiegesprek plaats tussen het presidium van de raad en de secretaris.
6. Overzicht vergaderingen en besluiten
De raad heeft in 2021 zesmaal vergaderd met de bestuurder. Deze vergaderingen zijn steeds voorafgegaan door een voorvergadering zonder bestuurder. De vergaderingen met de bestuurder zijn voorbereid in bijeenkomsten van het presidium van de raad met de bestuurder. Daarnaast heeft de raad van commissarissen in oktober vergaderd zonder bestuurder. Vanwege tijdgebrek heeft de voorvergadering van november een vervolg gekregen middels een extra ingelaste vergadering in december. Van al deze vergaderingen is een verslag gemaakt. De vergaderingen zijn steeds goed bezocht.
In 2021 zijn door de raad de volgende besluiten genomen:
Vergaderdatum | Besluit (kernachtig verwoord) |
---|---|
27 januari | Vaststelling van de attentie- en faciliteitenregeling bij vertrek van een RvC lid. |
Goedkeuring van het Fiscaal Statuut. | |
Goedkeuring van het Reglement Financieel beleid en beheer. | |
Goedkeuring Treasury- en beleggingsstatuut. | |
Goedkeuring Huurbeleid 2021. | |
3 maart | Gunning uitvoering accountantsdiensten aan Deloitte met ingang van controlejaar 2021. |
Goedkeuring raamovereenkomst met Warmtestad voor de aansluiting van 295 woningen in Vinkhuizen op warmtestad. | |
Goedkeuring aan Investeringsstatuut. | |
Goedkeuring voor uitstel van aanlevering van de jaarstukken met betrekking tot 2020 met als deadline 30 juni 2021. | |
14 april | Vaststellen van Visie op opdrachtgeverschap. |
Goedkeuring Inkoopbeleid. | |
Instemmen met de mogelijkheid om de komende 5 jaren projecten binnen de begroting te verschuiven zonder goedkeuring van de RvC onder voorwaarde dat de verschuivingen worden geregistreerd en passen binnen de liquiditeitsplanning, de financiële ratio’s en de strategische (externe) afspraken zoals SVB en prestatieafspraken. | |
Goedkeuring investeringsbesluit voor renovatie en verduurzaming 36 portieketagewoningen in Selwerd voor € 2.150.232,32 incl. BTW. | |
Goedkeuring wijziging verkooplijst. | |
26 mei | De heer Veuger wordt per 1 juli 2021 aangewezen als vicevoorzitter van de RvC. |
Vaststelling van het jaarverslag en de jaarrekening 2020. Daarmee tevens instemming met wijze van besteding positieve resultaat en verlening van decharge aan de bestuurder voor het gevoerde bestuur tot en met 31 december 2020. | |
Verlenen van decharge aan de RvC voor het gehouden toezicht t/m 31 december 2020. | |
Goedkeuring Kaderbrief 2022. | |
Goedkeuring van het Bod 2022. | |
8 september | Vaststelling systematiek beoordeling en beloning bestuurder. |
Goedkeuring aanpassing Procuratieregeling. | |
Goedkeuring wijziging volmacht WSW. | |
13 oktober | Vaststelling opleidingsbudget RvC 2022. |
Vaststelling bezoldiging voorzitter en leden RvC per 1 januari 2022. | |
Vaststelling planning werving & selectie nieuwe RvC leden per 1 juli 2022. | |
24 november | Vaststelling stakeholdersbeleid RVC. |
Vaststelling vergaderplanning 2022. | |
Goedkeuring begroting 2022 en meerjarenbegroting 2022-2026. | |
Goedkeuring Treasuryjaarplan 2022. | |
Goedkeuring Financieringsstrategie 2022. | |
Goedkeuring Portefeuilleplan Daeb 2022-2036 | |
Goedkeuring Portefeuilleplan niet-Daeb tussenrapportage 2021 | |
Goedkeuring uitgangspunten flexwonen | |
Goedkeuring uitgangspunten middenhuur | |
Goedkeuring Prestatieafspraken 2022. |
Bestuursverklaring
Het bestuur verklaart dat Christelijke Woningstichting Patrimonium in 2021 uitsluitend werkzaam is geweest in het belang van de volkshuisvesting, zoals vastgelegd in het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV). Dit volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening 2021 zijn door mij vastgesteld en ik verklaar dat alle middelen in het verslagjaar 2021 zijn besteed in het belang van de volkshuisvesting.
Groningen, d.d. 25 mei 2022
Drs. S.J. Krajenbrink
bestuurder
Verklaring Raad van Commissarissen
De Raad van Commissarissen verklaart hierbij kennis te hebben genomen van de door de bestuurder van Christelijke Woningstichting Patrimonium opgestelde jaarstukken 2021. De Raad van Commissarissen heeft kennisgenomen van de bevindingen van Deloitte en stelt de jaarrekening vast en verleent de bestuurder decharge voor het gevoerde beleid.
Groningen, d.d. 25 mei 2022
namens de Raad van Commissarissen
mr. drs. F.C.A. van der Meulen,
voorzitter Raad van Commissarissen