Risicoparagraaf

De Governancecode Woningcorporaties bepaalt dat in de woningcorporatie een op de woningcorporatie en haar bedrijfsvoering toegesneden intern risicobeheersing- en controlesysteem aanwezig is.

De doelstelling van risicomanagement is bij te dragen aan het bereiken van de doelstellingen die Patrimonium zich heeft gesteld. Interne beheersing dient als hulpmiddel bij het waarborgen dat operationele en financiële doelstellingen ook op de langere termijn worden bereikt en bij het voorkomen van verlies van bedrijfsmiddelen. Risicomanagement stelt organisaties in staat om op basis van een gestructureerde aanpak de in kaart gebrachte risico’s (vooraf) proactief te beheersen in plaats van (achteraf) op ad hoc-basis.

Activiteiten op het terrein van interne beheersing dienen een belangrijke bijdrage te leveren aan de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving en de voorspelbaarheid van prognoses in de tussentijdse rapportages. De activiteiten op het terrein van interne beheersing dienen mede te waarborgen dat Patrimonium relevante regels en wettelijke voorschriften naleeft, zodat de reputatie als maatschappelijke organisatie niet wordt geschaad of er andere nadelige gevolgen zijn.  

Door het structureel, uniform en op verschillende niveaus in kaart brengen van de risico’s en de bijbehorende beheersingsmaatregelen heeft Patrimonium een transparant overzicht van de mate waarin zij haar organisatie beheerst c.q. ‘in control’ is. Ook verschaft Patrimonium zich hiermee een redelijke mate van zekerheid over het behalen van haar doelstellingen. 

Bestuurder en RvC moeten voortdurend inzicht hebben in de risico’s en onzekerheden, deze vervolgens analyseren en op basis daarvan besluiten nemen. Onder (eind)verantwoordelijkheid van de bestuurder en het managementteam (MT) zijn op praktische wijze bewakings- en controlemechanismen ingericht die een adequate beheersing van risico’s borgen. Daarnaast is een heldere interne en externe communicatie over risico’s belangrijk. 

In het eerste kwartaal van 2021 is de risicomatrix geactualiseerd en zijn in totaal 29 risico’s benoemd voor Patrimonium; een deel van deze risico’s komt overeen met de business-risks van het WSW. Per risico zijn de kans, impact, risicobereidheid, risicostrategie en beheersmaatregelen benoemd. In het eerste kwartaal van 2022 zijn de frauderisico’s bepaald voor Patrimonium in lijn met de opzet van de risico’s waarbij per frauderisico de kans, impact, risicobereidheid en beheersmaatregelen zijn benoemd.

Binnen de Planning & Control cyclus worden over de risico’s gerapporteerd. In de kwartaalrapportage wordt over de activiteiten met betrekking tot de beheersing van de risico gerapporteerd. Daarnaast worden stukken voor MT-vergaderingen altijd voorzien van de benoeming van mogelijke risico’s. In de praktijk vindt door het MT-bewaking van de belangrijkste risico’s plaats aan de hand van de risicomatrix. 

Elke woningcorporatie wordt beïnvloed door ontwikkelingen in de omgeving. Macro economische ontwikkelingen zijn lastig te beïnvloeden. Bij Patrimonium zien we op macro-economisch gebied als belangrijkste risico’s: 

• Patrimonium is zich bewust van politieke en regelgevingsrisico’s. In 2021 zagen we dit zowel op landelijk als gemeentelijk niveau: de huurbevriezing, de stijging van het VPB-tarief, de discussie over de Verhuurdersheffing, de ontwikkelingen rondom de woondeal, de ambities m.b.t. de gasloze wijken, de verduurzamingsambities en de richtlijnen van de gemeente ten aanzien van het bestemmingsplan gebouwd erfgoed. We beseffen ook dat deze moeilijk te beheersen zijn. De gekozen risicostrategie is veelal accepteren. Het is zaak om dit adequaat te volgen. Patrimonium heeft enkele maatregelen genomen om dit risico te beperken. Wetgeving en de externe ontwikkelingen zijn een vast agendapunt tijdens iedere MT-vergadering. Ontwikkelingen worden gevolgd aan de hand van nieuwsbrieven en bijeenkomsten. We zijn met de gemeente in gesprek over onze plannen met betrekking tot herstructurering in gebieden met het bestemmingsplan gebouwd erfgoed. Daar waar mogelijk wordt de financiële impact van overheidsmaatregelen doorgerekend. In de begroting zijn verschillende scenario’s in beeld gebracht.
  
• Net als in 2020 is er ook in 2021 speciaal aandacht voor de COVID-19 crisis. Binnen Patrimonium wordt de impact van dit risico nauwlettend gevolgd en wordt geanticipeerd op alle ontwikkelingen die zich in hoog tempo aandienen. Het MT overlegt na iedere persconferentie om af te stemmen en snel te kunnen anticiperen. Iedere afdeling anticipeert op de korte termijn en de langere termijn ontwikkelingen. De COVID-19 crisis raakt alle afdelingen, alle processen en alle onderdelen van de begroting, derhalve zullen ook alle afdelingen, processen en begrotingsonderdelen worden meegenomen in de risicobewaking.
  
• In ons Strategische Voorraadbeleid houden we rekening met de demografische ontwikkelingen. We anticiperen op de vraag vanuit verschillende doelgroepen. We hebben ons bezit gelabeld voor de verschillende doelgroepen.
  
• Landelijk is er een nieuwe manier van meten van energieprestaties gekomen, denk aan een lagere "waardering" voor zonnepanelen en de energielabeling. Patrimonium volgt deze ontwikkelingen om tijdig te anticiperen. Patrimonium maakt gebruik van verschillende leveranciers om de data te actualiseren. Vanaf 2022 dient al ons bezit conform de NEM 2580-eis in beeld te zijn, we hebben een externe partij gevraagd om alle tekeningen van ons bezit hierop aan te passen.

De macro-economische risico’s zijn over het algemeen niet beïnvloedbare risico’s. Voor de meeste risico’s is de kans op voordoen hoog en de impact groot. De risicobereidheid voor de macro-economische risico’s is over het algemeen laag d.w.z. avers, de maatregelen moeten het risico zoveel mogelijk afhechten. De maatregelen zijn zodanig dat de nog aanwezige risico’s als acceptabel worden geacht.

Ook de ontwikkelingen op de markt dragen voor Patrimonium risico’s met zich mee. Hieronder de voor ons meest relevante en de maatregelen die Patrimonium neemt om het risico te beheersen:

• In 2021 is Patrimonium geconfronteerd met een stijging van de bouwkosten en een krapte bij onze leveranciers. De stijging in bouwkosten wordt geprobeerd op te vangen door, daar waar dit mogelijk is, contractueel de prijzen zoveel mogelijk vast te leggen en te werken in bouwteam bij grote projecten. Een mogelijk risico schuilt in het hanteren van mogelijk niet marktconforme inkoopprijzen. Binnen Patrimonium worden verschillende maatregelen genomen in dit risico te beperken: Maatregelen om dit risico’s te beperken zijn aanbesteding en/of toetsing op marktconformiteit. Inkoop is vastgelegd in inkoopbeleid. Voor 2022 is een aanbestedingskalender opgesteld. In 2021 is een onderzoek uitgevoerd naar de kosten van het Dagelijks Onderhoud, resulterend in een actieplan voor kostenbesparingen.
• Renterisico’s proberen we te minimaliseren. De gekozen risicostrategie is reduceren. De komende jaren zal de lening-portefeuille groeien neemt de impact van het risico toe.  Patrimonium heeft verschillende maatregelen om het renterisico te beheersen: In de financieringsstrategie zijn de beleidskeuzes met betrekking tot financiering beschreven. In het treasuryjaarplan is een beoordeling gemaakt van de mogelijkheden om de renterisico’s verder te reduceren. Bij het aangaan van nieuwe financieringen is gekeken naar het minimaliseren van het renterisico, onder andere door de keuze van de looptijd voor de nieuw aangetrokken leningen. Een deel van de lening betreft een roll-over lening om flexibiliteit inde aflossing te behouden op de korte termijn. Een van de manieren is herfinanciering, enerzijds om een betere rente te kunnen verkrijgen anderzijds om een beter aflossingsritme te creëren. In 2021 heeft er een herfinanciering plaatsgevonden voor een deel van de leningen bij de BNG-bank, in 2022 zal dit voor een deel van de leningen bij de NWB Bank plaatsvinden.
  
• Aardbevingsschade kan grote impact hebben, zowel fysiek als in waardedaling. Bij nieuwbouw wordt zo nodig aardbevingsbestendig gebouwd. Schades bij bestaande bouw worden gemeld bij de IMG. Sinds 2019 is het handboek marktwaardering aangepast waardoor een deel van ons bezit in Beijum nu in het aardbevingsgebied ligt. Dit deel kent nu een full taxatie. Voor deze woningen hebben we subsidie ontvangen, de komende jaren zal dit worden ingezet. Wat de waardedaling betreft trekken we samen met G13 (corporaties in en rondom het aardbevingsgebied) op om tot een goede regeling te komen.
  
• Om te kunnen bouwen hebben we grondposities nodig. In 2021 zijn met de gemeente afspraken gemaakt over verschillende grondposities, over enkele jaren verwachten we hier te kunnen bouwen. Daarnaast onderzoeken we of we bij sloop/nieuwbouw kunnen verdichten.
  
• Het risico van betaalbaarheid neemt toe. In 2021 was sprake van een huurbevriezing maar de oplopende inflatie maakt de betaalbarheid voor veel huurders moeilijk. We anticiperen zoveel als we kunnen. In ons huurbeleid hebben de meeste woningen hebben een huurprijs onder de tweede aftoppinggrens. Met de verduurzaming zullen de energiekosten lager worden voor onze huurders.
  
• De beschikbaarheid van woningen is ook in 2021 nog een van de door ons onderkende risico’s. Er is nog steeds een wachtlijst voor de sociale huurwoningen en de wachttijd neemt toe. Wij willen onze sociale woningvoorraad maximaal op peil houden. De kansen voor nieuwbouw worden maximaal benut.

De risicobereidheid voor de marktrisico’s is laag, de maatregelen moeten het risico zoveel mogelijk afhechten. Ondanks deze maatregelen zal niet ieder marktrisico voorkomen kunnen worden, zoals lange wachttijden voor een sociale huurwoning. De maatregelen zijn zodanig dat de nog aanwezige risico’s als acceptabel worden geacht. Bij het nemen van de maatregelen wordt ook gekeken naar de betaalbaarheid. Indien de duurzaamheidsmaatregelen zullen leiden tot een overschrijding van de financiële normen, zoals de ICR en de LTV, zal dit leiden tot keuzes in de uit te voeren duurzaamheidsmatregelen. De maatregelen zijn zodanig dat de nog aanwezige risico’s als acceptabel worden geacht.

Strategische en bedrijfsrisico’s doen zich op vele terreinen voor. Ook hier benoemen we de in onze ogen meest relevante en de maatregelen die Patrimonium neemt:

• De klantvisie moet helder zijn. Het is voor een corporatie belangrijk om een goed beeld te hebben bij de behoefte van de klant en een goede naam te hebben en te houden op het gebied van woningonderhoud. In 2021 hebben we onze klantvisie vastgesteld waarmee we de klant zo goed mogelijk willen bedienen. Wij volgen de klanttevredenheid met het onderzoek van KWH. We nemen deel aan de Aedes Benchmark. Streven is om ten minste aan de daarin geformuleerde norm de voldoen. En we willen onze huurders zo goed mogelijk informeren. We vinden een klantgerichte opstelling van onze medewerkers belangrijk.
  
• De interne processen en de kwaliteit van de data zijn belangrijk voor een goed aansturing van de organisatie. In de afgelopen jaren hebben we veel aandacht besteed aan de verbetering van de datakwaliteit. We zijn begonnen met de procesbeschrijvingen en de inbedding hiervan in de organisatie. Met het in gebruik nemen van het ERP pakket zijn processen aangepast.
  
• De hoge veelal onrendabele investeringen leggen een grote druk op onze ratio’s. We investeren in renovaties, verduurzaming en herstructurering. Stijgende bouwkosten en overschrijding van de budgetten en/of een uit de tijd lopen van de plannen, kunnen gevolgen hebben voor de haalbaarheid van toekomstige plannen. De projecten worden getoetst aan het investeringsstatuut (pas toe of leg uit) waardoor grenzen aan de investeringen worden bewaakt. In de meerjarenbegroting zijn alle huisvestingsplannen doorgerekend (planmatig onderhoud, duurzaamheidsmaatregelen, herstructureringsplannen en nieuwbouw). Indien de vastgoedstrategie zal leiden tot een overschrijding van de financiële normen, zoals de ICR en de LTV, zal dit leiden tot keuzes in de vastgoedstrategie. Voor iedere nieuwbouwproject kijken welke aanbestedingsvorm de meest ideale vorm is zowel met betrekking tot de prijs als de met betrekking tot het vinden van een marktpartij die voor ons de bouw kan uitvoeren. Voor nieuwbouwprojecten zijn rendementseisen opgesteld, bij het uitwerken van de plannen vindt een doorrekening plaats of de nieuwbouw voldoet aan de rendementseisen.
  
• De duurzaamheidseisen zijn een forse opgave en het risico dat de eisen niet worden gehaald worden als hoog beschouwd onder andere vanwege de financierbaarheid van verduurzaming maar ook vanwege de aard van het bezit dat verduurzaamd moet worden. In 2019 zijn we begonnen met het complexgewijs renoveren om ultimo 2021 te kunnen voldoen aan de eis van gemiddeld energielabel B. De diverse werkzaamheden die worden uitgevoerd omvatten o.a.: Het isoleren van de vloer, gevel en dak, het vervangen van enkel glas door HR++ beglazing en het aanbrengen mechanische ventilatie. We hebben een externe partij ingeschakeld om de labeling tijdig gereed te hebben.
  
• Om onze plannen te kunnen blijven realiseren zullen we jaarlijks een deel van onze woningen verkopen. Hiertoe hebben we een lijst opgesteld van woningen die in aanmerking komen voor verkoop. In 2020 is deze lijst uitgebreid om jaarlijks voldoende woningen te kunnen verkopen.
  
• Veroudering van het bezit kan een aanmerkelijk portefeuillerisico vormen. Vaak nemen de kosten toe met de leeftijd. Wij dammen dat in door adequaat onderhoud, kwaliteitsmeting van de woning, door periodieke actualisatie van ons SVB en actief portefeuillemanagement.
  
• Het bezit kan onveilig zijn waardoor er sprake kan zijn van hogere kosten dan geraamd bijvoorbeeld in verband met asbest. Er worden bouwkundige veiligheidsmaatregelen getroffen en medewerkers worden regelmatig getraind om het gebied van veiligheid zoals met toolbox meetingen. Patrimonium is volledig VCA gecertificeerd.
  
• Automatisering vraag continue aandacht. De afhankelijkheid van onze ICT-systemen zien wij als een risico. In 2019 is een nieuw ERP pakket in gebruik genomen en zijn onze servers in een datacentrum geplaatst. Bij de keuze hebben we rekening gehouden met de continuïteit op verschillende aspecten. Er zijn maatregelen genomen om de kwetsbaarheid ten aanzien van de ICT-medewerker te reduceren. De externe back-up voor de infrastructuur is in 2020 ingeregeld. Om ook in de toekomst optimaal gebruik te kunnen maken van de systemen en zorg te dragen voor de juiste registratie in de systemen, zal verder geïnvesteerd moeten worden in het kennisniveau van de medewerkers. Dit doen we onder andere door key-users en individuele begeleiding van de medewerkers.
  
• Cybercriminaliteit vormt een steeds groter risico. Wij hebben in 2021 verschillende maatregelen genomen op dit terrein. De back up staat los van ons netwerk. Inloggen op ons netwerk van buten de organisatie is alleen mogelijk met two way authentication. De gekozen risicostrategie is reduceren.
  
• De Strategische Personeelsplanning vormt een risico, de gemiddelde leeftijd is nog relatief hoog en medewerkers zijn niet altijd voldoende toegerust voor hun taken. In 2020 is de SPP verder uitgewerkt. Door de omvang van de organisatie is Patrimonium kwetsbaar. De onderlinge vervangbaarheid van medewerkers, het risico van uitval en (on)voldoende functiescheiding blijven continue aandachtspunten. Daar hebben we oog voor en richten we processen (beter) op in. We huren indien noodzakelijk externe deskundigheid in. We investeren in scholing van medewerkers. Voor de oudere werknemer hebben we de RVU-regeling ingevoerd.
  
• De arbeidsmarkt staat onder druk. Om voldoende gekwalificeerd personeel te hebben, gaan wij zelf mensen opleiden, wij willen een aantrekkelijke werknemer zijn en goed contact met onderwijsinstellingen hebben.

De risicobereidheid voor de strategische en bedrijfs(-operationele) risico’s/ organisatierisico’s is laag,de maatregelen moeten het risico zoveel mogelijk afhechten. De maatregelen zijn zodanig dat de nogaanwezige risico’s als acceptabel worden geacht. 

De risicobereidheid van Patrimonium is niet hoog, passend bij de doelstelling van de organisatie. Patrimonium heeft een volkshuisvestelijke doelstelling en streeft naar continuïteit, zowel op de korte als op de lange termijn. Patrimonium is een kapitaalintensieve organisatie met een omvangrijke leningenportefeuille en daaruit voortvloeiende rentelast, ook in relatie tot de omzet, en is voor veel van haar activiteiten aangewezen op vreemd vermogen via de geld- en kapitaalmarkt. Er wordt gestuurd op financiële kengetallen.

Patrimonium heeft zichzelf ten doel gesteld te allen tijde te voldoen aan de WSW en de Aw normen, zowel ten aanzien van het financiële als het business risico. Dit wordt, mede door de gevoerde gesprekken met de Aw en het WSW scherp bewaakt. Het WSW en de Aw hebben voor de ratio’s grenswaarden aangegeven waarbinnen een corporatie dient te blijven om financieel gezond te blijven. Patrimonium heeft deze grenswaarden m.u.v. de LTV overgenomen als eigen grenswaarden. Voor de LTV hanteert Patrimonium de norm van 75% van de beleidswaarde.

Maandelijks en per kwartaal wordt er gerapporteerd. De onafhankelijk controller beoordeelt de rapportages. Gedane aanbevelingen van WSW, Aw, accountant en RvC worden opgevolgd (zoals het instellen van risicomanagement, aandacht voor integriteit en het doorvoeren van financiële en organisatorische maatregelen).

Indien dreigt dat de ratio’s gaan afwijken van de grenswaarden zullen maatregelen genomen worden. Er zullen keuzes worden gemaakt binnen de vastgoedstrategie, de eerste keuze is minder nieuwbouw plegen, vervolgens zal de keuze worden gemaakt voor de reducering in duurzaamheidsmaatregelen en tot slot in het onderhoud van bestaand bezit. In de financieringsstrategie is aangegeven hoe om te gaan met de leningenportefeuille en de omvang van de leningenportefeuille om het financieringsrisico en renterisico af te hechten.

In het verleden is de corporatiesector geconfronteerd met ongeoorloofde excessen. Het voorkomen van fraude en/of onjuist handelen heeft de continue aandacht van de Raad van Commissarissen, de bestuurder, het MT en de medewerkers. Patrimonium heeft een integriteitscode en medewerkers krijgen integriteitstrainingen. De governance code staat regelmatig op de agenda van de RvC. Er zijn verschillende beheersmaatregelen om het risico’s af te hechten. Begin 2022 hebben we de frauderisico’s in een matrix in beeld gebracht zoals deze binnen Patrimonium worden onderkent en besproken met de Raad van Commisarissen. In totaal zijn 27 verschillende frauderisco’s onderkent. In de onderstaande grafiek zijn deze weergegeven. 

• opdrachten worden met eigen gewin gegund, er vindt belangen- verstrengeling plaats
• medewerkers ontvangen een onjuiste beloning/ vergoeding
• medewerkers hebben bevoegdheden die niet passen bij hun functie, onbevoegden hebben toegang tot het netwerk
• woningen worden met winst snel doorverkocht
• Personeel boekt zijn/haar verlofuren niet in ADP
• Onbevoegde besluitvorming, omzeilen van de procedures
• de makelaar geeft niet alle biedingen door
• De leverancier stuurt een spookfactuur voor niet geleverde diensten, CEO-risico (mail met betaalverzoek)
• vastgoed wordt tegen een onjuiste waarde gewaardeerd zodat cijfers er beter uitzien
• Medewerkers kunnen ongezien materialen meenemen: magazijn /  kantoorartikelen/ ICT middelen
• Leveranciers "frauderen" met de WKA-regels
• de eigenaar gaat niet zelf de woning bewonen
• complexgewijs verkopen gebeurt onrechtmatig door intern handelen, (NB op dit moment niet aan de orde)
• De leverancier heeft niet al haar medewerkers op de loonlijst staan risico op inzet vreemdelingen/ illegalen
• Leverancier levert minder of iets anders dan afgesproken
• De woning wordt niet in overeenstemming met in- of externe normen en regelgeving toegewezen, maar voor eigen gewin/ voor vrienden
• huurdersorganisaties besteden geld van Patrimonium oneigenlijk
• wijzigen bankrekeningnummers in het betaalprogramma naar rekeningnummers voor anderen (medewerker)
• voorstanden worden onterecht uitbetaalt, vorderingen worden onterecht afgeboekt
• memoriaalboekingen worden onterecht opgevoerd
• medewerkers onttrekken contant geld uit de organisatie
• oneigenlijke aanpassing van de huurprijs
• onderverhuur aan derden
• Valsheid in geschrifte bij afvoer materialen door leverancier of door medewerker op de bouwplaats
• medewerkers maken gebruik van leegstaande garages etc.
• krakers kraken een woning van Patrimonium
• huurders houden een hennepplantage in hun woning