Organisatie

Patrimonium heeft voor het vijfde jaar op rij deelgenomen aan de Aedes benchmark, waarbij de corporaties data met elkaar kunnen vergelijken. De Aedes benchmark vergelijkt de corporaties op vijf prestatievelden. Vanuit de vergelijking zien we resultaten waar we trots op zijn en ook een aantal aandachtspunten. Vooraf hadden we gedacht de cijfers van vorig jaar minimaal te continueren, waarbij we het cijfer van de vertrokken huurder zeker konden verbeteren. Hoewel we het cijfer van de vertrokken huurder iets hebben kunnen verbeteren, is onze beoordeling voor huurders met een reparatieverzoek gedaald. In de tweede helft van 2021 is de tevredenheid van onder huurders voor reparatieonderhoud weer iets gestegen ten opzichte van de eerste zes maanden.

Het arbeidsomstandighedenbeleid (arbobeleid) is onderdeel van het beleid van Patrimonium, waarbij we de veiligheid en de gezondheid van de werknemers en van derden zo goed mogelijk willen waarborgen. Het Arbobeleid is gebaseerd op een inventarisatie en evaluatie van alle risico’s die de arbeid met zich meebrengt. Patrimonium heeft een BHV-organisatie die bij noodsituaties en calamiteiten snel in actie kan komen om de gevolgen hiervan zo snel mogelijk te beperken. Het beleidsplan bevat alle gegevens die nodig zijn om in geval van een calamiteit de BHV-organisatie doeltreffend te laten optreden. Het bevat ook de taken bij de uitvoering van de Arbowet betrokken partijen en de eisen die aan de BHV organisatie gesteld worden. Jaarlijks organiseren wij trainingen voor onze BHV-ers en alle vaklieden krijgen trainingen op het gebied van veiligheid.

Per 25 mei 2018 is de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. In de afgelopen jaren hebben wij invulling gegeven aan ons AVG-beleid en is intern aandacht voor de privacywetgeving. Met de toenemende druk vanuit cybersecurity, gaan we ook de komende jaren volop aandacht blijven geven aan de AVG-wetgeving.

In het verslagjaar is hard gewerkt aan de realisatie van de ambities uit het beleidsplan voor de jaren 2020 - 2023. Het beleidsplan, dat als titel meekreeg “Volop in beweging”, is in november 2019 goedgekeurd door de RvC. Het beleidsplan beschrijft de ambities die we willen bereiken om een professionele en betekenisvolle organisatie te zijn, waarin de klant centraal staat. De ambities uit het beleidsplan worden jaarlijks vertaald naar werkplannen. 

De coronapandemie heeft ook in 2021 een behoorlijk effect gehad op onze organisatie. Een groot aantal medewerkers heeft veel thuisgewerkt. De vaklieden konden met maatregelen, de reparaties blijven uitvoeren. Projecten liepen soms vertraging op doordat huurders, dan wel leveranciers besmet waren. Voor onze huurders zijn we zoveel mogelijk opengebleven en indien de maatregelen het toelieten waren de huurders ook welkom bij ons op kantoor. Na iedere persconferentie werd in het MT besproken wat de gevolgen voor Patrimonium waren van de aangekondigde maatregelen en werden medewerkers geïnformeerd. Om medewerkers zo veilig mogelijk te laten werken hebben we de organisatie op 1,5 meter ingericht en kunnen medewerkers gebruik maken van persoonlijke beschermingsmiddelen. 

De woningcorporaties die in het aardbevingsgebied van Noord Oost Groningen vallen, werken samen onder de naam G 13. Gezamenlijk worden beleidsvraagstukken behandeld zoals waardedaling, versterkingsvraagstukken, schadeherstel, vervangende nieuwbouw, fiscaliteit. Ook wordt er met de overheidsinstanties zoals TCMG, NCG en de Aw regelmatig overlegd. In 2021 is samen opgetrokken in het dossier over de compensatie van de waardedaling van het bezit in het aardbevingsgebied. Dit dossier krijgt in 2022 een vervolg.

De Governancecode kent een vijftal principes:

1. Leden van bestuur en RvC hanteren waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht;
2. Bestuur en RvC zijn aanspreekbaar en leggen actief verantwoording af;
3. Bestuur en RvC zijn geschikt voor hun taak en daarop aanspreekbaar;
4. Bestuur en RvC gaan in dialoog met belanghebbenden partijen;
5. Bestuur en RvC beheersen de risico’s verbonden aan de activiteiten.

Patrimonium onderschrijft de code, past de principes toe en voldoet aan de bepalingen zoals opgesteld in de Governancecode. We zien de Governancecode als een richtlijn voor de verbetering van onze kwaliteit, het afleggen van verantwoording en transparantie. Een Governancecode geeft richtlijnen voor goed, verantwoord en transparant bestuur en toezicht. De bestuurder van Patrimonium onderschrijft de Governancecode van harte. De Governance code is een belangrijk agendapunt voor de RvC.

In 2021 is getoetst of Patrimonium aan alle onderdelen van de vernieuwde Governancecode 2021 voldoet. De visie op opdrachtgeverschap is begin 2021 vastgesteld. Governance is in 2021 een vast onderdeel van de kwartaalrapportage geworden. De evaluatie van het verbindingen-statuut is in de vierde kwartaalrapportage van 2021 opgenomen. In 2021 is er geen sprake van het aangaan van verbindingen door Patrimonium.

In november 2019 hebben we het nieuwe ERP pakket Tobias in gebruik genomen. In 2021 hebben we een projectplan opgesteld voor een verdere inbedding in de organisatie. Alle afdeling hebben een volgende stap gezet in het gebruik van de systemen. Steeds meer huurders maken gebruik van ons klantportaal. Net als in 2020 is in 2021 veel aandacht uitgegaan naar de continuïteit van onze systemen en de maatregelen op het gebied van cybersecurity. In februari hebben we met succes een uitwijktest uitgevoerd. Medewerkers hebben verschillende “bewustwordingstrainingen” gehad.

De organisatie beschikt over een integriteitscode en klokkenluidersregeling en beide zijn op onze website terug te vinden. Elke medewerker heeft een exemplaar van deze documenten in zijn bezit en heeft voor ontvangst van deze documenten getekend. 

Samen met de ondernemingsraad hebben we in 2019 een nieuwe externe vertrouwenspersoon voor onze medewerkers geworven en aangesteld. Dit om medewerkers te ondersteunen als zij ondersteuning nodig hebben omdat zij zich bijvoorbeeld onveilig, ongemakkelijk voelen of advies nodig hebben. Het welzijn en welbevinden van onze medewerkers is belangrijk binnen onze organisatie.

Patrimonium werkt sinds september 2018 met het Drie Kamermodel en een bestuurskamer. We hebben de afgelopen jaren flink gebouwd aan onze organisatie. Ook in het tweede coronajaar hebben we ondanks alle beperkingen veel kunnen bereiken. Met het vaststellen van onze klantvisie willen we de komende jaren werken aan de verbetering van onze processen en hebben we met de afdeling Vastgoed ambitieuze plannen op het gebied van Verduurzaming en Nieuwbouw.

De planning- en controlcyclus loopt gestroomlijnd, de Kaderbrief is in 2021 voor het eerst ook met de HPPG afgestemd. De maand- en kwartaalrapportages worden in het MT besproken. De projectenvoortgang wordt periodiek besproken binnen de afdeling Vastgoed en met de afdeling Planning&Control. De RvC heeft per kwartaal een verantwoordingsdocument ontvangen met de “cijfers” over kwaliteit, verhuur, verkoop, HR, financiën en ratio’s en de inhoudelijke verantwoording over de realisatie van de plannen en de verantwoording op het gebied van Governance, de risicomatrix en de voortgang van aanbevelingen uit de Management Letter. 

Eind 2020 is Patrimonium VCA gecertificeerd conform de norm VCA 2017/6.0. Op 22 december is na het met goed gevolg hebben van een audit de certificering verlengd. Het managementsysteem voldoet aan de gestelde eisen voor het toepassingsgebied: Het uitvoeren van onderhoud en renovatieprojecten van eigen huurwoningen. Onze technisch servicemedewerkers zijn op de hoogte van de veiligheidsrisico’s en werken op een veilige manier. Het MT en de OR hebben tweemaal een voortgangsrapportage over de RI&E ontvangen.