Raad van Commissarissen 2024

Ook het jaar 2024 heeft in het teken gestaan van dienstbaarheid aan de huidige én de toekomstige huurders van Patrimonium. Er zijn grote stappen gezet in het verduurzamen van het woningbestand. En er zijn diverse projecten gestart voor de bouw van nieuwe huurwoningen. Daarmee heeft Patrimonium haar voortvarende beleid ook in 2024 doorgezet. Patrimonium ligt op schema om te borgen dat na 2025 geen enkel pand (met uitzondering van monumenten) meer een energielabel heeft lager dan D.

De organisatie van Patrimonium is verder geprofessionaliseerd en is daarmee weer beter voorbereid op toekomstige ontwikkelingen. Dit is van belang gelet op de ambities van Patrimonium, de toename van bouw- en verbouwprojecten naar de toekomst toe in relatie tot de groeiende spanningen tussen deze ambities en de beschikbare financiële middelen en capaciteiten. Patrimonium streeft er naar om ook in de toekomst binnen de gestelde financiële grenzen en parameters de ambities maximaal vorm te geven.

De reguliere overleggen van de raad met het HPPG en de OR van Patrimonium hebben conform planning plaatsgevonden. De gesprekken waren open, informatief en constructief.

In het jaar 2024 hebben we afscheid genomen van Rachel van de Hoogen als huurderscommissaris in verband met het bereiken van haar tweede en daarmee laatste termijn. In juli is Wieteke Beernink aangetreden als nieuwe huurderscommissaris.

De Raad heeft zes keer vergaderd en er zijn vele besluiten genomen over onder meer investeringen in de diverse (bouw)projecten. Ook zijn de financieringsstrategie en het investeringsstatuut besproken en goedgekeurd.

Er is in het jaar 2024 gestart met de uitvoering van grote verduurzamingsprojecten als die van de Zuiderflat, en de Amstel- en Lauwersstraat maar ook nieuwbouw aan de 16-Aprillaan en de Doefmat locatie in Beijum.

Het is de verantwoordelijkheid van de raad te blijven werken aan de kennis en professionaliteit om de rollen van toezichthouder, adviseur en werkgever zo goed mogelijk te vervullen. Daartoe is er ook in 2024 in de raad in gesprekken en trainingen aandacht besteed aan het optimaliseren van de onderlinge samenwerking. Ook is er steeds gewerkt aan de permanente educatie.

De Governancecode was zoals steeds, ook in 2024 voor de RvC een belangrijke leidraad voor de invulling van het toezicht.

Tenslotte spreken we onze waardering uit voor de inzet van alle medewerkers en de bestuurder van Patrimonium voor onze huurders van Patrimonium. We kijken uit naar de voortgezette samenwerking met alle betrokkenen bij Patrimonium in het belang van onze huurders.

In dit jaarverslag van de raad leest u over governance (hoofdstuk 1), over invulling van de toezichthoudende rol (hoofdstuk 2), van de werkgeversrol (hoofdstuk 3) en van de klankbordrol jegens de bestuurder (hoofdstuk 4). Daarna volgt samenstelling, bezoldiging en functioneren van de raad (hoofdstuk 5) en genomen besluiten (hoofdstuk 6).

a. Onze visie op toezicht en toetsing

Toezichtvisie, toezichtkader en toetsingskader

De raad van commissarissen legt via dit jaarverslag publiekelijk verantwoording af over de wijze waarop invulling is gegeven aan de uitvoering van de taken en bevoegdheden in het afgelopen jaar. De taken van de raad zijn vastgelegd in artikel 19 van de statuten. De statuten alsmede het Reglement voor de raad van commissarissen zijn te vinden op www.patrimonium-groningen.nl.

Raad en bestuur hebben een gezamenlijke toezichtvisie. In deze visie geeft de raad zijn visie op ‘waarom, waartoe en hoe hij toezicht houdt’. We vinden het belangrijk dat de toezichtvisie niet alleen een verplichting is maar een document is waarin Patrimonium herkenbaar is.

Het toezicht- en toetsingskader is het totaal van regels, afspraken en beleid bij Patrimonium waaraan de maatschappelijke en financiële prestaties kunnen worden getoetst. In het toezichtkader heeft de raad uitgewerkt hoe hij deze visie in de praktijk wil brengen. Daarbij heeft de raad te maken met externe en interne regelgeving. Het toetsingskader voor Patrimonium wordt gevormd door kaders die betrekking hebben op enerzijds de besturing en anderzijds de beheersing van de organisatie. Het toetsingskader wordt jaarlijks gewogen en waar nodig geactualiseerd. Toezichtvisie, toezichtkader en toetsingskader zijn ook vindbaar op de website van Patrimonium.

De raad van commissarissen van Patrimonium onderschrijft de Governancecode van harte. Voor een aantal bepalingen geldt dat corporaties daarvan gemotiveerd kunnen afwijken als dit volgens de betreffende corporaties tot een beter resultaat leidt. Ook in 2024 was hier geen sprake van.

De raad is de interne toezichthouder, maar Patrimonium heeft ook te maken met externe toezichthouders. Via de kwartaalrapportages heeft de raad in 2024 erop toegezien of de opvolging is uitgevoerd van opmerkingen die door externe toezichthouders zijn gemaakt in 2023.

In januari 2025 heeft toezichtgesprek plaatsgevonden met de Aw en de bestuurder over de voortgang ten aanzien van interne beheersing en risicomanagement.

Het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) heeft in januari 2025 de risicobeoordeling 2024 afgerond en op basis daarvan Patrimonium ingedeeld als groene corporatie met een gemiddeld risicoprofiel.

De raad van commissarissen en de bestuurder hebben gedeelde normen en waarden als het gaat om integriteit. Integriteit heeft de aandacht van de raad. De integriteitscode en de klokkenluidersregeling zijn op de website van Patrimonium te vinden. Van de klokkenluidersregeling is in 2024 geen gebruik gemaakt. In paragraaf 5b wordt nader ingegaan op het borgen van integriteit binnen de raad.

De raad van commissarissen heeft een auditcommissie en een selectie- en remuneratiecommissie. De commissies stellen jaarlijks – ten behoeve van de raad – een verslag op met daarin het aantal gehouden vergaderingen, de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen en haar beraadslagingen en bevindingen in het betrokken boekjaar. De personele samenstelling van de commissies alsmede de belangrijkste punten uit de verslagen zijn elders weergegeven. In hoofdstuk 2b voor wat betreft de auditcommissie en in hoofdstuk 3 en in hoofdstuk 5 voor wat betreft de selectie- en remuneratiecommissie. Voor beide commissies is een reglement vastgesteld. Beide reglementen zijn ook te vinden op de website.

Meerjaren ondernemingsplan

De speerpunten uit het ondernemingsplan 2024 – 2027 zijn door de raad gemonitord. Ook in het jaar 2024 heeft een strategische bijeenkomst plaatsgevonden waarin met de bestuurder en samen met het managementteam van gedachten is gewisseld over strategische keuzes voor de middellange en lange termijn. Dit ook als opmaat voor de begroting 2025 en de meerjarenbegroting. Met name is gesproken over de dilemma’s die zijn ontstaan op het gebied van de landelijke prestatieafspraken, de huurverhoging, de fysieke opgave en onzekerheden, de kostenontwikkelingen van onder andere rente- en bouwmaterialen en de daarbij behorende begroting in scenario’s. De bestuurder neemt op die manier de raad tijdig mee in ontwikkelingen. Bij themabesprekingen in de reguliere vergaderingen is meestal ook een MT-lid op uitnodiging aanwezig om een presentatie te geven. In 2024 is op die manier onder andere gesproken over het beleid ten aanzien van kwetsbare doelgroepen, de afstemming/samenwerking tussen de Groninger corporaties ten aanzien van de gezamenlijke voorbereiding en monitoren van de doelstellingen alsmede leefbaarheidsvraagtukken. Ook is het ICT-beleid uitvoerig besproken.

In 2024 bestond de auditcommissie uit Peter Veenstra (voorzitter) en Jan Jaap Blüm. In 2024 heeft de auditcommissie acht keer vergaderd ter voorbereiding op een vergadering van de raad van commissarissen.

De raad van commissarissen wordt tijdens zijn vergaderingen door het bestuur geïnformeerd over (plannen op het gebied van) nieuwbouw, renovatie, sloop, aan- en verkoop van woningen en eventueel ander vastgoed teneinde de gewenste opbouw van de vastgoedportefeuille te bereiken. Investeringen die gepleegd worden voor instandhouding van en of treffen van voorzieningen aan onroerende zaken voor bedragen hoger dan € 3.000.000,- en alle andere investeringen voor bedragen hoger dan € 1.000.000,-  behoeve van de goedkeuring van de raad. Voorstellen worden eerst in de auditcommissie besproken.

De raad heeft in 2024 goedkeuring verleend aan de begroting 2025 en de jaarrekening 2023 vastgesteld. Dit laatste na ontvangst van de goedkeurende controleverklaring van de accountant. Voordat deze stukken in de raad zijn geagendeerd, heeft de auditcommissie gesproken met de accountant, de bestuurder, controller en de manager financiën en bedrijfsvoering. Daarnaast zijn de gebruikelijke verantwoordingen zoals de kwartaalrapportages 2024, de kaderbrief 2025 en de begroting 2025 behandeld.
De controller is aanwezig bij de vergaderingen van de auditcommissie en is ook regelmatig bij de RvC  -vergaderingen met de bestuurder. Ook vindt een jaarlijks gesprek plaats tussen de voorzitter van de auditcommissie en de controller. De controller ziet toe op het verder ontwikkelen en professionaliseren van de organisatie (Administratieve organisatie/Interne beheersing), controleert de naleving op de processen en houdt  interne controles op basis van het intern controleplan.

Er zijn opnieuw mooie stappen gezet in de professionalisering van de organisatie inclusief verbeteringen op het vlak van risicomanagement. De auditcommissie heeft verder in 2024 ter voorbereiding van besluitvorming in de RvC een advies uitgebracht over:

De raad is nauw betrokken bij het volkshuisvestelijk beleid van Patrimonium en beoordeelt haar maatschappelijke prestaties. De raad toetst daarbij aan het toezicht- en toetsingskader. Het verhuren aan de primaire doelgroep staat voorop. De raad ziet via de kwartaalrapportages erop toe dat ook aan wettelijke vereisten wordt voldaan, zoals het percentage woningen dat passend wordt toegewezen aan onze doelgroep.

De raad laat zich periodiek informeren over het overleg tussen de gemeente en de besturen van de Groninger woningcorporaties en ontvangt de verslagen van deze overleggen. De raad heeft er tevens kennis van genomen dat de HPPG bij de prestatieafspraken betrokken is geweest en deze heeft ondertekend. Het door Patrimonium uitgebrachte bod alsmede de gemaakte prestatieafspraken 2025 zijn door de raad van commissarissen besproken en goedgekeurd.

Klachtbehandeling

Patrimonium neemt als uitgangspunt dat klachten tijdig worden opgepakt, de klager zich gehoord weet en de organisatie wil leren hoe het beter kan om zodoende samen te zoeken naar een geschikte oplossing. Een goede interne klachtbehandeling kan ertoe leiden dat klagers geen extra stap hoeven te zetten richting externe klachtinstanties, zoals de Klachtcommissie Gezamenlijke Corporaties Groningen en de Huurcommissie. In de kwartaalrapportages wordt het aantal ontvangen en behandelde interne klachten vermeld, evenals de klachten die zijn binnengekomen vanuit de Gezamenlijke Klachtencommissie en de Huurcommissie. Conform de Governancecode 2022 brengt de bestuurder eenmaal per jaar verslag uit aan de RvC over de ingediende klachten bij de corporatie met een toelichting over de aard van de klachten, de mate waarin diverse klachten een gemene deler hebben en hoe de klachten zijn opgevolgd.

Toezicht op stakeholdersdialoog

De raad en de bestuurder spreken conform de Governancecode minimaal eenmaal per jaar over de omgang met en de participatie  en invloed van belanghouders. Onze huurders zijn de belangrijkste belanghouders. Volgens de Wet op het overleg huurders verhuurders heeft de organisatie geregeld overleg met de huurdersorganisatie (HPPG). De raad is door de bestuurder actief meegenomen in de ontwikkelingen  op het gebied van huurdersparticipatie. Dat gebeurt onder andere door het delen van de verslagen van de overleggen tussen Patrimonium en het HPPG. De raad heeft kennis kunnen nemen van het jaarplan 2025 en het jaarverslag 2024 van het HPPG. Tevens heeft de raad kennisgenomen van het in 2024 geactualiseerde Belanghoudersbeleid van de organisatie en is het eigen Belanghoudersbeleid van de raad onderwerp van gesprek geweest.

In 2024 bestond de selectie- en remuneratiecommissie tot en met juni uit Rachel van den Hoogen (voorzitter) en Sanne Kromdijk. Vanaf juli 2024 heeft Wieteke Beernink de rol van Rachel van den Hoogen overgenomen. Er is in 2024  vier keer vergaderd door de remuneratiecommissie.

De selectie- en remuneratiecommissie heeft zich in 2024 beziggehouden met de volgende punten:

• beoordeling en voortgang functioneren bestuurder;
• de bezoldiging van de bestuurder en de toets aan de richtlijnen van de Wet Normering Topinkomens (WNT);
• bezoldiging van de leden van de raad van commissarissen;
• scholing en opleiding van de raad van commissarissen;
• organiseren externe zelfevaluatie verzorgd door Ebbinge;
• de werving & selectie en benoeming van een nieuw RvC-lid per 1 juli 2024;
• evaluatie van de werving en selectieprocedure nieuwe RvC- leden;
• het introductieprogramma voor het nieuwe RvC-lid.

De Aw heeft een positieve zienswijze gegeven bij de herbenoeming van bestuurder Bas Krajenbrink per 1 juni 2024 voor vier jaar.

Op 19 juni 2024 heeft de selectie- en remuneratiecommissie samen met de voorzitter van de RvC een voortgangsgesprek gevoerd met de bestuurder. In dit gesprek is de stand van zaken van de organisatiedoelstellingen en de persoonlijke ontwikkeling van de bestuurder aan de orde gekomen.

Op 17 december 2024 is er een jaargesprek geweest in dezelfde samenstelling als het voortgangsgesprek (waarbij er dus wel een andere voorzitter van de remuneratiecommissie was). Tijdens dit gesprek is het functioneren van de bestuurder en de realisatie van de doelstellingen van de organisatie voor 2024 besproken. De bestuurder heeft ter voorbereiding hiertoe vooraf een reflectieverslag opgesteld alsmede in de bestuursagenda 2024 aangegeven wat is gerealiseerd. Daarnaast is er intern en extern feedback opgehaald. Er is in het gesprek ook vooruit gekeken naar de bestuursagenda 2025. Tot slot zijn de ontwikkelpunten van de bestuurder aan de orde gekomen en in het verlengde daarvan is er ook gesproken over gewenste opleidingen/trainingen.

In 2021 is het beloningsbeleid voor de bestuurder vastgesteld. Daarin is bepaald dat de beloning van de bestuurder maximaal kan doorgroeien tot 90% van de maximale beloning in klasse F.

De WNT is van toepassing op de bestuurder. Jaarlijks wordt de bezoldigingsklasse-indeling en de bijbehorende maximale beloning vastgesteld. De Staatscourant publiceert jaarlijks de maximale bezoldiging voor een kalenderjaar. De bezoldiging van de bestuurder is getoetst aan de richtlijnen van de Wet Normering Topinkomens.

De nevenfuncties van de bestuurder, de heer Krajenbrink in 2024, zijn:

• RvT-lid van Stichting Kids2b (vanaf november 2023 tot heden)
• RvT-lid SCSOG (vanaf december 2024 tot heden)
• ambassadeur ‘Vrijwilligers en vrienden UMCG’

De bestuurder heeft in 2024 in het kader van permanente educatie 46 punten behaald. Over de afgelopen drie jaar zijn er 112,5 PE-punten behaald (verplichting: 108 punten).

Het presidium, bestaande uit de voorzitter en de vicevoorzitter van de raad van commissarissen, vergaderde in 2024 zes maal met de bestuurder. Tijdens deze zogenoemde voortgangsoverleggen wordt de agenda van de vergaderingen van de raad met de bestuurder voorbereid en is plaats voor informeel overleg waarin gevraagd en ongevraagd advies wordt gegeven aan de bestuurder (klankbordfunctie). Twee keer per jaar staat het onderwerp integriteit geagendeerd. Deze overleggen worden ongeveer 14 dagen voor een reguliere vergadering van de raad gepland. Bij deze overleggen zijn ook de bestuurssecretaris en de controller aanwezig.

Profielschets
In de profielschets van de RvC staat welke specifieke deskundigheden aanwezig moeten zijn om het  brede spectrum van de woningcorporatie te kunnen overzien. Deze profielschets maakt deel uit van het Reglement RvC en wordt periodiek geëvalueerd.

In 2024 is Wieteke Beernink toegetreden tot de RvC. Zij is benoemd op voordracht van het HPPG als huurderscommissaris. Zij is voorzitter van de remuneratiecommissie. 

De raad is aangesloten bij de commissarispool van de VTW. Daarmee wordt voorzien in de statutaire  bepaling dat sprake is van twee vervangers bij ontstentenis of belet van de gehele raad.

Werving & selectie nieuwe RvC-lid
De werving & selectie van  het nieuwe RvC-lid is begeleid  door het bureau Talent Performance. Een en ander  is uitgevoerd conform de daarop betrekkingen hebbende artikelen uit de statuten en het RvC-reglement. De profielschets is  opgesteld voor het profiel  sociaal maatschappelijk en HR.

De vacature heeft onder andere op de website en LinkedIn van Talent Performance en de woningcorporatie gestaan. De geselecteerde kandidaten hebben een gesprek gehad met een delegatie van het HPPG, de raad en de bestuurder (adviserende rol). Dat leidde tot de voorgenomen benoeming van Wieteke Beernink. De OR heeft hierop een positief advies gegeven. Ook de Aw gaf een positieve zienswijze bij de benoeming, waarmee de benoeming per 1 juli 2024 een feit werd.

Rooster van aftreden en herbenoemingen
Het rooster van aftreden van de raad van commissarissen staat op de website van de woningcorporatie vermeld. Het rooster is in 2024 gewijzigd vanwege wisselingen in de raad.

Samenstelling in 2024
De raad van commissarissen van Patrimonium bestond per 1 januari 2024 uit vijf leden. De raad voldoet aan een evenwichtige verdeling (man/vrouw verhouding). Per 1 januari 2024 waren de volgende personen lid van de raad:

Per 1 januari 2024 is de vergoeding voor leden van de raad vastgesteld op € 14.040,00 op jaarbasis.  De vergoeding voor de voorzitter is vastgesteld op € 21.060,00 op jaarbasis. De beloning voor de RvC bedraagt 90 procent van de VTW-norm in klasse F. In 2024 heeft de raad de bezoldiging vastgesteld voor 2025. De bezoldiging van de voorzitter in 2025 bedraagt € 1.854 per maand en de bezoldiging voor de andere RvC-leden € 1.236  per maand. Aangezien deze bedragen tien procent onder de vastgestelde maxima voor een corporaties in klasse F liggen, wordt voldaan aan de Beroepsregel bezoldiging commissarissen. De WNT is van toepassing voor zowel de beloning van de bestuurder als de RvC-leden. Jaarlijks wordt de bezoldigingsklasse-indeling en de bijbehorende maximale beloning vastgesteld. De Staatscourant publiceert jaarlijks de maximale bezoldiging voor een kalenderjaar.

Integriteit en onafhankelijkheid
Binnen de raad van commissarissen is alertheid op integriteit en onafhankelijkheid. Deze alertheid geldt zowel richting de bestuurder als richting de leden van de raad zelf. Er is transparantie ten aanzien van neven-werkzaamheden. Er is een open cultuur waarin dilemma’s worden gedeeld.

Informatievoorziening en oriëntatie onder belanghouders
De raad wordt per vergadering mondeling en/of schriftelijk door de bestuurder geïnformeerd over interne en externe ontwikkelingen. De voorzitter agendeert het onderwerp voor bespreking als vanuit de raad daaraan behoefte is. Bij urgente ontwikkelingen gebruikt de bestuurder WhatsApp om de raad op de hoogte te houden.
De raad heeft tot taak om zich regelmatig te oriënteren over wat er onder de gemeente, huurdersorganisatie en ander belanghouders leeft. Het belanghoudersbeleid en de uitvoering daarvan zijn door de RvC in 2024 besproken. Oriënteren onder belanghouders geschiedt op verschillende manieren:

• de huurderscommissarissen hebben tweemaal per jaar contact met de HPPG; en de raad heeft eenmaal per jaar een bijeenkomst met het HPPG;
• de raad ontvangt de verslagen van de overlegvergaderingen van HPPG met de organisatie;
• de raad heeft eenmaal per jaar een gesprek met de OR en woont eenmaal per jaar een overlegvergadering van de OR en bestuurder bij;
• de raad ontvangt de verslagen van de overlegvergadering tussen OR en bestuurder;
• de raad ontvangt verslagen van de vergaderingen van het Bestuurlijk Overleg tussen gemeente en corporaties;
• de raad wordt uitgenodigd voor bijzondere gelegenheden waar ook belanghouders aanwezig  zijn, zoals start- en opleveringsbijeenkomsten voor projecten en andere bijzondere gelegenheden;
• de raad heeft intervisiebijeenkomsten met andere RvC’s van woningcorporaties.

De jaarlijkse bijeenkomst van de voltallige RvC met het HPPG vond op 30 mei 2024 plaats in recreatieruimte Pareloester in Vinkhuizen. Ook de OR en het MT waren daarbij aanwezig. Bestuurder, projectleiders/programmamanagers en MT-leden gaven een presentatie over de plannen voor Vinkhuizen, de renovatie van de Pareloester, de gerealiseerde renovatie van de Diamantflat (met een aansluiting op WarmteStad) en de plannen voor de Platinaflat. Tevens werden deze locaties bezocht tijdens een rondwandeling.

Lidmaatschappen
De leden van de raad zijn allen lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). Dit lidmaatschap draagt bij aan informatievoorziening en informatie-uitwisseling.

Lidmaatschap betekent de verplichting om de Governancecode woningcorporaties na te leven.

Overleg met de ondernemingsraad (OR)
De raad heeft zich op verschillende momenten georiënteerd op de organisatie en de relatie tussen de OR en de bestuurder. Het presidium van de raad heeft in 2024 eenmaal met de OR gesproken in afwezigheid van de bestuurder. In december hebben twee RvC-leden namens de raad een overlegvergadering van de OR met de bestuurder bijgewoond.

Secretariaat
Een raad van commissarissen kan niet functioneren zonder een goed secretariaat. Ook in 2024 is de  raad naar volle tevredenheid ondersteund door de bestuurssecretaris Aafke Westhuis-Scholtens.  

Zelfevaluatie RvC
Tijdens de zelfevaluatie 2024 (in januari 2025 uitgevoerd onder leiding van Ellen Olde Bijvank) heeft de raad van commissarissen (RvC) uitgebreid gereflecteerd op haar rolopvatting en stijl van functioneren. De rol van sparringpartner kreeg daarbij de meeste aandacht, met name hoe deze effectiever kan worden ingevuld naast de rollen van toezichthouder en werkgever. Daarnaast werd de visie op informatievoorziening besproken, waarbij het belang van heldere duiding, een passend detailniveau en aandacht voor zowel harde als zachte aspecten werd onderstreept. Ook ieders individuele bijdrage van RvC-leden is besproken, wat waardevolle inzichten heeft opgeleverd. Deze reflectie biedt handvatten om het toezicht en de samenwerking binnen de RvC en met de bestuurder te blijven versterken. Aan het einde van de bijeenkomst vond terugkoppeling naar de bestuurder plaats.

De raad heeft in 2024 zesmaal vergaderd met de bestuurder. Deze vergaderingen zijn steeds voorafgegaan door een voorvergadering zonder bestuurder. De vergaderingen met de bestuurder zijn voorbereid in bijeenkomsten van het presidium van de raad met de bestuurder. Tevens heeft in de maand oktober een strategische sessie plaatsgevonden waarbij de bestuurder, het MT en de raad de strategische opties voor Patrimonium hebben besproken. Daarnaast heeft de raad van commissarissen in oktober vergaderd zonder bestuurder. Van al deze vergaderingen is een verslag gemaakt. De vergaderingen zijn steeds goed bezocht.