Organisatie

Voor het achtste jaar op rij hebben we deelgenomen aan de Aedes Benchmark. De meetperiode voor het huurdersoordeel is van september t/m juli, waarbij per onderdeel een specifieke vraag uit onze totale klanttevredenheid gemeten wordt voor de Aedes Benchmark. Ook dit jaar hadden we hierbij als doelstelling om op alle prestatievelden een 7,5 (B score) te behalen.

In vergelijking met vorig jaar, scoren we dit jaar op twee van de drie onderdelen aanzienlijk hoger. Op het derde onderdeel, de nieuwe huurders, blijven we constant (hoog) scoren. Ondanks dat we op twee onderdelen een behoorlijke verbetering zien in de cijfers, scoren we net als vorig jaar ook dit jaar gemiddeld een B score.

Voor het prestatieveld huurdersoordeel hebben we, net als voorgaande jaren, het bedrijf KWH ingeschakeld. KWH enquêteert onze huurders via mail/telefoon op vier onderdelen: nieuwe huurders, huurders met reparatieverzoek, vertrokken huurders en ervaren woonkwaliteit. Het laatste onderdeel, ervaren woonkwaliteit, wordt gebruikt voor het prestatieveld onderhoud en verbetering.

We willen de veiligheid en gezondheid zo goed mogelijk borgen, zowel van onze medewerkers als de ingehuurde krachten. Hiervoor hebben we beleid opgesteld en maken we gebruik van de branche Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E). Voor de technisch servicemedewerkers worden regelmatig toolboxmeetingen op het gebied van veilig werken georganiseerd door onze VGM-functionaris. Er is een preventiemedewerker aanwezig binnen onze organisatie. Ondanks dat aan de preventieve kant veel geregeld is, kan er iets misgaan. Daarvoor hebben we een BHV-organisatie die bij noodsituaties en calamiteiten snel in actie kan komen om de gevolgen daarvan zo snel mogelijk te beperken. In het bedrijfsnoodplan staat beschreven hoe doeltreffend kan worden opgetreden en welke gegevens en middelen waar liggen. Het plan bevat ook de taken van de uitvoering van de Arbowet betrokken partijen en de eisen die aan de BHV-organisatie gesteld worden. Zo traint de BHV-organisatie frequent, worden onder andere vluchtroutes gecontroleerd, ontruimingsoefeningen georganiseerd en het alarm getest. De technisch servicemedewerkers worden jaarlijks geschoold in het uitvoeren van levensreddende handelingen.

In 2024 hebben we een verdere invulling gegeven aan ons Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beleid. Met de toenemende druk vanuit cybersecurity, gaan we ook de komende jaren volop aandacht blijven geven aan de uitvoering van de AVG-wetgeving. We zijn in 2024 bijvoorbeeld gestart met een awarenessprogramma voor medewerkers.

In 2024 is veel aandacht geschonken aan onze communicatie. Tweemaal per jaar ontvangen huurders het huurdersmagazine Thuis bij Patrimonium. Ook is onze nieuwe website gelanceerd in april 2024.

De woningcorporaties die in het aardbevingsgebied van Noord Oost Groningen vallen, werken samen onder de naam G13. Gezamenlijk worden beleidsvraagstukken behandeld zoals waardedaling, versterkingsvraagstukken, schadeherstel, vervangende nieuwbouw en fiscaliteit. Ook wordt er regelmatig overlegd met de overheidsinstanties zoals TCMG, NCG en de Aw. In 2021 is samen opgetrokken in het dossier over de compensatie van de waardedaling van het bezit in het aardbevingsgebied. Dit dossier heeft in 2022 een vervolg gekregen en is de overeenkomst met de NAM gesloten. In 2024 is hier verdere uitvoering aan gegeven.

De Governancecode kent een vijftal principes:

1. Leden van bestuur en RvC hanteren waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht;
2. Bestuur en RvC zijn aanspreekbaar en leggen actief verantwoording af;
3. Bestuur en RvC zijn geschikt voor hun taak en daarop aanspreekbaar;
4. Bestuur en RvC gaan in dialoog met belanghebbenden partijen;
5. Bestuur en RvC beheersen de risico’s verbonden aan de activiteiten.

Patrimonium onderschrijft de code, past de principes toe en voldoet aan de bepalingen zoals opgesteld in de Governancecode. We zien de Governancecode als een richtlijn voor de verbetering van onze kwaliteit, het afleggen van verantwoording en transparantie. Een Governancecode geeft richtlijnen voor goed, verantwoord en transparant bestuur en toezicht. De bestuurder van Patrimonium onderschrijft de Governancecode van harte. De Governancecode is een belangrijk agendapunt voor de RvC. Governance is een vast onderdeel van de kwartaalrapportage.

De evaluatie van het verbindingenstatuut is in de vierde kwartaalrapportage van 2024 opgenomen. In 2024 is er geen sprake van het aangaan van verbindingen door Patrimonium.

Voor 2024 is er weer een actieplan opgesteld waarin de ICT-projecten zijn opgenomen. Er is  gewerkt aan het beschrijven van het ICT-beleid van de verschillende domeinen en het opstellen van procesbeschrijvingen met de betreffende medewerkers.  Er is veel aandacht uitgegaan naar de continuïteit van onze systemen en de maatregelen op het gebied van cybersecurity. In 2025 blijven we hier aandacht voor vragen. 

In het vierde kwartaal van 2024 is het Inkoopjaarplan voor 2025 vastgesteld, hierin zijn alle geplande
inkopen > € 50.000 opgenomen. Daarnaast is de spendanalyse besproken en is er verder gewerkt aan het inkoopproces en diverse inkooptrajecten. Hierbij ondersteund door software voor aanbestedingen.

Wij werken met het Drie Kamermodel en een bestuurskamer. Samen geven we invulling aan de speerpunten geformuleerd in het ondernemingsplan:

• Leefbare wijken waarbij mensen omzien naar elkaar;
• Voldoende betaalbare energiezuinige woningen voor onze huurders;
• Een toekomstgerichte organisatie.

In het verslagjaar hebben we een belangrijke wijziging doorgevoerd binnen onze organisatie om beter in te spelen op de maatschappelijke ontwikkelingen en de behoeften van onze huurders. De bewonersparticipanten, voorheen onderdeel van de afdeling Vastgoed, vallen nu als bewonersconsulent onder Sociaal Domein. Dit versterkt de samenwerking tussen Wijkbeheer, Sociaal Domein en de bewonersconsulent.
In 2024 richt de nieuw aangetrokken programmamanager Wonen en Leefbaarheid zich op de sociale programma’s die bijdragen aan Wijkvernieuwing, armoedebestrijding en de integratie van wonen en zorg.

De planning- en controlcyclus loopt, de Kaderbrief is in 2024 net als in 2023 ook met het HPPG afgestemd. De maand- en kwartaalrapportages worden in het MT besproken. De projectenvoortgang wordt periodiek besproken binnen de afdeling Vastgoed en business control.
De RvC heeft per kwartaal een verantwoordingsdocument ontvangen met de “cijfers” over kwaliteit, verhuur, verkoop, HR, financiën en ratio’s. En de inhoudelijke verantwoording over de realisatie van de plannen en de verantwoording op het gebied van Governance, de risicomatrix, frauderisico’s en de voortgang van aanbevelingen uit de Management Letter. Dit verantwoordingsdocument per kwartaal is in 2024 verder doorontwikkeld.

In 2022 heeft de visitatie plaatsgevonden. Een onafhankelijke commissie heeft de prestaties van Patrimonium in beeld gebracht over de periode 2018 – 2021 en beschreven in een rapport. De adviezen zijn meegenomen in ons nieuw ondernemingsplan voor 2024-2027.